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文秘畢業論文-所有專業.doc

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文秘畢業論文-所有專業.doc

貴 州 師 范 大 學 職業技術學院 2013屆 學生論文 論秘書工作者應具備的素養 學科專業文 秘 研究方向文 秘 指導教師馮 暉 學 生趙 兢 中國﹒貴州﹒貴陽 2013年 3 月 目 錄 一、秘書工作者應具備的基本素養3 1. 秘書人員應該具備的優秀品質3 (1) 禮貌謙虛,敏感自制3 (2) 敬業忠誠,負責得體4 2、 秘書人員的知識結構要求4 (1) 綜合知識4 (2) 專業知識5 二、秘書人員的能力要求5 1.寫作能力5 2.公關能力6 3.學習能力6 4.協調溝通能力6 5.團隊合作能力6 6.辦公自動化能力6 7.管理能力6 8.語言表達能力7 三、秘書人員的職業道德7 1. 熱愛秘書職業 做好各項工作7 2. 服從領導 當好參謀7 3. 踏實勤奮 默默奉獻的7 4. 遵紀守法 廉潔奉公7 5. 刻苦鉆研 提升自我7 四、參考文獻8 論秘書工作者應具備的素養 摘要隨著經濟社會的發展,秘書工作已經發展為一種廣泛的職業。無論是黨政機關,還是企事業單位,秘書都已無處不在,這要求秘書工作者不但應具備寫作能力,更應具備公關能力,同時還應當具有運用各種辦公軟件及駕駛汽車的能力,清楚秘書人員所應具備的文書管理、會議組織、商務談判、信訪工作、接待工作等等方面的知識,會處理信息、傳遞管理文件、掌管印章、辦理日常事務。工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性,需要秘書人員具有多種能力。 關鍵詞秘書工作者 知識能力 素養 基本要求 高科技的快速發展,使人類進入了信息傳播全球化的時代。傳統的以紙和筆為載體的書寫方式被打字機、計算機所代替,網絡通信技術改變了人們獲得信息和交流信息的方式。現代辦公室設備的使用,不僅要求秘書從業人員具有傳統意義上秘書應具有的基本素質,而且要具有熟練使用現代化辦公設備的能力,具有使用現代通信手段獲取信息并及時整理和傳送的能力。這對現代秘書的知識技能結構和能力提出了越來越高的要求,秘書人才逐漸向綜合型方向發展,其知識體系日趨復雜和全面。隨著我國市場經濟的不斷發展,秘書工作被劃分到行政管理范疇,主要是幫助行政領導或經理分擔日常事務,職責涉及到文檔信息管理、會議和約會的安排、起草信函和文件以及內部和外部的溝通等各方面,已經成為黨政機關、企事業單位不可或缺的職位,其地位日益提高,以往只負責抄抄寫寫的秘書已經不能適應黨政機關、企事業單位對人才渴望的需求,這對秘書從業人員的能力結構提出了新的要求。 一、秘書工作者應具備的基本素養 1. 秘書人員應該具備的優秀品質 (1) 禮貌謙虛,敏感自制 秘書工作者是一個機關的樞紐,應該用微笑去禮貌待人,塑造出一種‘文’的氣質;謙虛可以使你不斷進步,也不至于樹大招風,還能提高你在領導心中的價值;對周圍的人和事都要有一顆敏感的心,需要有領導一般的敏銳的洞察力,因為你思想上是站在領導的高度的;一個不懂得自制的秘書隨時都可能招來麻煩,因為你身邊的人你得罪不起。 (2) 敬業忠誠,負責得體 敬業要求秘書工作者不僅要熱愛你的職業,而且要認真踏實、勤奮努力;忠誠便是忠誠于你說在的單位,忠誠于你的領導,絕不背叛;負責既是指對你本職工作的負責,對領導的負責,也是指對所在單位所有人員的負責;得體要求的是禮儀方面的內容,言談舉止端莊、服式儀表大方,給人以一種有修養有風度的感覺,塑造好氣質。 2、 秘書人員的知識結構要求 (1) 綜合知識 用“上知天文下知地理”來形容秘書是最合適不過了,這并不是說秘書要有多博學,而是要求知道的廣泛,這是由秘書工作的的廣泛性、多樣性和復雜性決定的。無論是在哪一個行業,秘書都是必不可少的,辦公室也都是需要設置的,這就要求秘書要去學習不同行業的相關知識,如此才能在不同的行業都有立足之地,不被行業所淘汰。 概括起來秘書的綜合知識有社會科學知識方面語文、哲學、政治經濟學、歷史學、邏輯學、外語等;自然科學方面數學、物理、化學、地理、生物等。這些綜合知識是秘書必備的基礎知識,也是學好其他專業知識的基礎,有了這些知識,不管是哪一個行業的秘書,才能更準確地理解領導的決策、方案、意圖。 (2) 專業知識 專業知識顧名思義是秘書人員區別于其他專業人員的知識,是秘書的優勢所在,是最核心的知識,是做好文秘工作的理論前提,是需要文秘工作者扎實、牢固、熟練、準確掌握的知識,不但要學好,而且要學通和學精,在腦海中形成龐大的理論結構和體系,才能運用時隨手拈來,工作得心應手。 首先是與秘書工作直接相關的秘書學、文書學、檔案管理學、秘書寫作學、會議組織學、領導學、管理學、心理學、公共關系學、人際關系學、決策學、市場營銷、法律、計算機應用等方面的知識。必須得掌握好,并且會運用于實踐當中。 其次是所在部門的相關知識,這是需要秘書人員了解的,雖然不要求有多專業,但是當觸及時要明白基本的相關內容。 二、秘書人員的能力要求 1.寫作能力 寫作能力是秘書人員最重要,也是最基本的能力,是秘書人員的看家本領,是秘書工作者辦文、辦會、辦事三大能力中的首要能力,一手漂亮的字、較強的速記能力加上一篇美麗的文章,頓時會讓秘書人員透露出不一樣的氣質,能令人刮目相看,得到領導賞識。秘書公文寫作是展示機關形象的窗口和溝通機關信息的橋梁,是上級機關實施管理的工具。 所以秘書人員在寫作時要做到意思明確、格式規范、層次分明、文理通順、及時簡明、實事求是、樸素易懂。這就對秘書提出了一系列的嚴格要求,無論是在哪一方面的寫作,都應該嚴格要求自己,做到一絲不茍,符合規范,尤其是在撰寫黨政機關公文的時候,更要引起重視。同時其他類別的寫作也得重視,不但要把理論知識學好學牢固,而且要在實踐寫作中也要‘倒’得出來。 2.公關能力 秘書在單位中是處于樞紐的位置,上下協調、內外連接,處理好四面八方的人際關系,這就要求秘書有較強的公關能力。在平時的處理公共關系的過程中,應該特別注意的兩件大事是為所在的單位擴大知名度和提高美譽度,一切工作都得圍繞這兩件事情開展,以此作為出發點和落腳點。除此之外,還要注意其他諸如公共關系策劃書的制作、公共關系活動實施的原則和意義、公共關系的語言表達、公共關系寫作、公共關系禮儀等方面的理論知識,充分處理好公關危機,讓公關的重要作用在機關的發展中得以發揮,這其實也是作為秘書工作者實現其價值的重要方面。 3.學習能力 由于文秘工作要求懂的知識廣泛,要去不斷適應新的行業的出現,所以學習也就成為了伴隨我們文秘人一生的工作,要不停地學習,以充實自身的頭腦,才能夠出點子、想辦法、作參謀。 任何事物都是在不斷發展變化的,只有不斷學習,不斷更新,才可以適應時代的發展,永遠做個出色的人。具體的說文秘人的學習需從以下幾個方面注意樹立終身學習的觀念;學習的范圍要廣,博覽群書,每個方面都有所了解;專業知識不能松懈;關心國家政策國家大事國家時事,學習法律法規,注重創新等。 4.協調溝通能力 上傳下達、內外溝通,協調好領導與領導、領導與員工、員工與員工、自己與領導、自己與同事、自己與家人朋友、單位內部與外部等等關系,做好信息溝通的橋梁。當領導遇到困難時,為領導排憂解難,化解困惑;當同事間產生矛盾時,作為調解者,化解矛盾,解除誤會,達到團結協作,共同完成任務的目的;當本單位與外單位出現分歧時,作為秘書更是要發揮其協調與溝通的能力。 不但要扮演好協調溝通的角色,而且要有協調溝通的意識,樹立溝通的長效機制,會協調溝通,會全面協調溝通,會主動協調溝通。 5.團隊合作能力 在單位當中,任何人都不是單一的個體,也不是獨自發揮作用的,都需要幫助別人,也都需要別人的幫助,都需要樹立全局意識和全局思想,明白整體與局部的關系,整體是由個體構成的,個體是整體中的個體。這就是說需要我們在工作中樹立團隊合作意識,具備團隊合作能力,學會與他人合作完成任務,借助他人的力量做好工作。 這要求秘書人員不但要做好自己的本職工作,而且要學會與他人共事的能力,這樣有助于提高工作效率,其他方面的工作也就迎刃而解了,別人也才樂意聽你調解溝通。 6.辦公自動化能力 辦公自動化是伴隨著計算機等一系列現代設備的誕生而對文秘工作者的新要求,也是現代秘書必備的能力之一。 具體應該熟練掌握計算機的使用方法,熟悉word、excel、ppt、photoshop等軟件,會使用打印機、復印機、傳真機、數碼照相機、攝影機、多媒體投影儀、掃描儀等現代辦公設備。 7. 管理能力 管理能力也是秘書人員重要的能力之一,學好管理,既可以提高自己的工作效率,也可以幫助領導科學決策。比如主持召開一場會議、協調好關系、做工作計劃、對自身目標的安排等等都是需要管理的,也都離不開管理能力,管理不僅僅是領導的事情,作為參謀的人也需要具有管理能力。 在學習管理能力時,作為秘書的管理包括時間管理、知識管理、文化管理、金錢管理等未來管理,同時還要注重決策、組織、領導、控制、計劃、協調、溝通管理基本職能的理解與運用。 8. 語言表達能力 有了好的口才能夠去說服別人,發揮三寸不爛之舌的作用,才能談得上有良好的溝通能力,領導才會賞識你,你說的話才可能被領會。然而好的口才最需要的就是語言表達能力,其基本要求就是有較強的語言組織能力,流利的普通話,口齒清晰,吐字準確等。在這里能言善辯、能說會道其實是文秘人的優勢。 三、秘書人員的職業道德 所謂職業道德,就是從事一定職業的人們在特殊的職業關系中,在長期職業活動的基礎上形成的、具有自身職業特征的、在履行其職責過程中理應遵循的道德規范和行為準則的總和。據此定義,職業道德也是每個行業的工作者都應該具備的素養。文秘工作者的職業道德可以概括為以下幾個方面 1. 熱愛秘書職業,做好各項工作。即要有極強的事業心和責任感。 2. 服從領導,當好參謀。按照領導的意圖做事,遵從命令,同時做好建言獻策、協助領導工作。 3. 踏實勤奮,默默奉獻。既要做好做出色每一項工作,想領導所沒有想到的,又要退居領導背后。 4. 遵紀守法,廉潔奉公,誠實信用,嚴守機密,謙虛謹慎,辦事公道,熱情服務,實事求是,敢于創新。 5. 刻苦鉆研,提升自我。大到決策,小到打印復印、攝影拍照,都要學習鉆研,才能夠做個合格的秘書。 秘書,這個詞伴隨著我國改革開放的步伐,在正在復興的華夏大地上越來越使用頻繁了,這其實就是秘書工作者的需求量不斷的在增加。另一面是隨著教育水平的不斷提高,秘書學歷水平的要求也提高了,秘書行業的競爭也越發的大了,秘書素養要求隨之提高。所以,作為新時代的秘書工作者,當不斷學習相關文秘工作的知識,提高綜合素質,解放思想,實時創新,方可立于不敗之地。 四、參考文獻 [1]蔡小慎等.公共文秘.大連大連理工大學出版社.2008,第1頁. [2]林朝龍等.秘書工作一日通.廣州廣東經濟出版社.2002.5,第1827頁. [3]廖金澤.秘書培訓教程.深圳海天出版社.2003.5,第74頁. [4]吳躍平.秘書與辦公室工作.北京人民出版社.2008.10,第3637頁. [5]常崇宜.現代秘書工作.成都電子科技大學出版社.1991.1,第4548頁. [6]陸瑜芳.秘書學概論.上海復旦大學出版社.2001.7,第43頁. 10

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